Palettentransport in und aus dem Vereinigten Königreich (VK) – Zoll, Dokumente und Tipps für KMU

Rolle des Absenders gegenüber dem Spediteur

Eine klare Rollenverteilung zwischen Ihnen als Versender (Exporteur/Importeur) und dem Spediteur ist entscheidend. Ihre Rolle als Absender besteht darin, die Waren für den Transport vorzubereiten und alle notwendigen Informationen und Dokumente bereitzustellen. Sie sind für korrekte und rechtzeitige Zollanmeldungen verantwortlich, ob Sie diese selbst durchführen oder auslagern. Sie müssen unter anderem eine vollständige Handelsrechnung, etwaige Genehmigungen/Zertifikate und die Ausfuhranmeldung beim Export sicherstellen.

Die Rolle des Spediteurs (Transporteurs) ist der physische Transport der Paletten und ihre ordnungsgemäße Übergabe an die Fähre, den Zug oder die Zollämter. Der Spediteur verlässt sich auf die von Ihnen bereitgestellten Unterlagen und Referenzen. Stellen Sie sicher, dass Sie dem Transporteur alle relevanten Informationen rechtzeitig zur Verfügung stellen: zum Beispiel die MRN-Nummer Ihrer Ausfuhranmeldung und gegebenenfalls die Importreferenznummer oder das Transitdokument für die andere Seite.

Einige Spediteure oder Speditionsunternehmen können Ihnen bei Zollangelegenheiten helfen, indem sie beispielsweise als direkter Vertreter eine Erklärung in Ihrem Namen einreichen. In diesem Fall übernimmt der Spediteur oder Zollspediteur die praktische Abwicklung, aber Sie als Eigentümer der Waren bleiben für die Richtigkeit der Daten verantwortlich.

Kommunizieren Sie klar mit Ihrem Spediteur, wer welche Aufgabe übernimmt. Treffen Sie im Voraus Vereinbarungen: Regeln Sie die Exportpapiere selbst oder übernimmt das der Spediteur? Wer kümmert sich um die Zollabfertigung auf der anderen Seite? Halten Sie diese Verantwortlichkeiten über die vereinbarten Incoterms in Ihrem Vertrag fest.

Paletten in das VK exportieren (Transport in das VK)

Beim Palettentransport in das Vereinigte Königreich müssen Sie sowohl die Exportregeln der EU/Niederlande als auch die Importregeln des VK berücksichtigen. Im Folgenden besprechen wir Schritt für Schritt, worauf Sie achten müssen, wenn Sie Waren aus den Niederlanden/Europa in das VK exportieren.

Wahl der richtigen Lieferbedingungen (Incoterms)

Beginnen Sie damit, Incoterms mit Ihrem britischen Kunden zu vereinbaren. Ein Incoterm legt fest, wer für Transport, Versicherung und Zollabfertigung verantwortlich ist. Für Sendungen in das VK werden häufig Bedingungen wie DAP (Delivered At Place) oder DDP (Delivered Duty Paid) verwendet. Mit DAP liefern Sie die Waren an einen Ort im VK, aber der britische Kunde ist der Importeur, der sich um die Zollabfertigung und Importkosten kümmert. Mit DDP hingegen übernehmen Sie alle Formalitäten bis einschließlich der Einfuhr in das VK.

Tipp: Haben Sie keine Erfahrung mit dem Export außerhalb der EU? Dann vermeiden Sie nach Möglichkeit Incoterms, bei denen Sie die Einfuhr in das VK selbst übernehmen müssen (wie DDP). Es ist oft einfacher, den britischen Kunden für die Zollabfertigung verantwortlich zu machen (z.B. über DAP oder CIP). Welcher Incoterm auch gewählt wird, geben Sie ihn immer explizit auf Ihrer Rechnung an.

Vorbereitung: EORI-Nummer und Registrierung

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine EORI-Nummer hat. Eine EORI-Nummer (Economic Operator Registration and Identification) ist Pflicht, um eine Zollanmeldung für den Handel mit Ländern außerhalb der EU vornehmen zu dürfen. Sie können eine EORI kostenlos beim Zoll beantragen; oft ist dies einfach Ihre USt-IdNr. mit einem zusätzlichen Code. Ohne EORI kann keine Ausfuhranmeldung eingereicht werden.

Ist Ihr Unternehmen gemäß den getroffenen Vereinbarungen für die Einfuhr in das VK verantwortlich (z.B. unter DDP)? Dann benötigen Sie auch eine britische EORI-Nummer. Darüber hinaus müssen Sie sich möglicherweise für die britische Mehrwertsteuer (VAT) registrieren.

Ausfuhranmeldung in den Niederlanden

Für jede Warensendung in das VK muss beim niederländischen Zoll eine Ausfuhranmeldung gemacht werden. Dies ist die offizielle Meldung, dass Ihre Waren die EU verlassen. Sie (oder Ihr Zollspediteur) reichen die Ausfuhranmeldung elektronisch ein, einschließlich Details über die Waren (HS-Codes, Wert, Gewicht, Ursprung usw.). Erst nach Genehmigung ('Ausfuhr zugelassen') dürfen die Paletten physisch ausgeführt werden.

Sie können die Ausfuhranmeldung selbst über die Zollsysteme einreichen, aber viele KMU lagern dies an einen Spediteur oder Zollagenten aus. Entscheiden Sie sich für eine Auslagerung, erteilen Sie eine Vollmacht (direkte Vertretung) und stellen Sie sicher, dass Sie dem Agenten alle korrekten Informationen geben.

Transport in das VK und Grenzverfahren

Sind die Exportdokumente in Ordnung und die Sendung bereit? Dann kann der physische Transport in das VK beginnen. Wählen Sie einen zuverlässigen Spediteur mit Erfahrung im Post-Brexit-Transport. Für Palettensendungen in das VK erfolgt der Transport in der Regel per LKW + Fähre (oder über den Eurotunnel).

Voranmeldung an niederländischen Fähreterminals: Exportieren Sie über einen niederländischen Seehafen, muss die Ausfuhranmeldung mit einer Portbase-Voranmeldung für die Fähre verknüpft werden. Ohne Voranmeldung kommt der LKW nicht auf das Boot.

Goods Movement Reference (GMR) für die Überfahrt: Die britische Regierung verlangt, dass alle Importsendungen vorab im Goods Vehicle Movement Service (GVMS) bekannt sind. Der Spediteur bündelt alle Zollreferenzen der Ladung in einer GMR. Ohne gültige GMR darf der LKW die Fähre oder den Tunnel nicht benutzen.

CMR-Frachtbrief: Für den internationalen Straßentransport ist ein CMR-Frachtbrief Pflicht. Dieses Dokument bildet den Transportvertrag zwischen Ihnen und dem Spediteur. Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens 3 Exemplare haben, und vermerken Sie darauf die MRN-Nummer Ihrer Ausfuhranmeldung.

Zusätzliche Anforderungen beim Export in das VK

• Holzpaletten und Verpackungen (ISPM-15): Alle Holzverpackungsmaterialien zwischen der EU und dem VK müssen ISPM-15 entsprechen. Das Holz muss wärmebehandelt oder begast und mit dem offiziellen IPPC-Stempel versehen sein.
• Produktanforderungen und -verbote: Das VK hat eigene Anforderungen an Kennzeichnungen (UKCA-Kennzeichnung ersetzt CE für bestimmte Produkte). Für Lebensmittel, Pflanzen und tierische Produkte sind oft Gesundheitszertifikate und IPAFFS-Voranmeldungen erforderlich.
• Safety & Security-Erklärungen (ENS): Neu ab 2025 sind Vorab-Sicherheitserklärungen für alle Waren erforderlich, die in das VK einreisen. Ihr Spediteur wird diese ENS-Erklärung einreichen.
• Ausfuhrnachweis: Bewahren Sie Ihre Ausfuhranmeldung mit dem ausgehenden Zollnachweis und dem unterzeichneten CMR als Nachweis für Ihre Mehrwertsteuer-Buchführung auf (0% MwSt. beim Export).

Paletten aus dem VK importieren

Für Palettensendungen aus dem Vereinigten Königreich in die Niederlande müssen sowohl britische als auch niederländische Zollformalitäten erfüllt werden. Der britische Lieferant muss bei HMRC eine Ausfuhranmeldung einreichen und eine Handelsrechnung mit Packliste erstellen.

Sobald die Paletten in den Niederlanden ankommen, müssen sie beim niederländischen Zoll durch eine Einfuhranmeldung abgefertigt werden. Als Importeur sind Sie dafür verantwortlich. Dank des EU-VK-Handelsabkommens können Waren mit präferenziellem VK-Ursprung mit 0% Zoll eingeführt werden, sofern Sie eine Ursprungserklärung Ihres Lieferanten haben.

Viele niederländische Unternehmer haben eine Artikel-23-Genehmigung, die es ihnen ermöglicht, die Einfuhrumsatzsteuer in ihrer eigenen Mehrwertsteuererklärung zu verrechnen. Das ist ein erheblicher Cashflow-Vorteil.

Direkte Vertretung erklärt

Bei der direkten Vertretung handelt der Spediteur 'im Namen und auf Rechnung' von Ihnen als Importeur/Exporteur. Sie bleiben rechtlich der Anmelder und damit haftbar für die Zollanmeldung. Der Zoll sieht Sie als verantwortlich für etwaige Zahlung von Zöllen und die Einhaltung der Vorschriften.

Die direkte Vertretung wird über eine Vollmacht dokumentiert. Sie unterzeichnen in der Regel ein Dokument, in dem Sie den Zollagenten bevollmächtigen, in Ihrem Namen für bestimmte Zollvorgänge zu handeln. Stellen Sie sicher, dass dieses Dokument korrekt ausgefüllt und von einer befugten Person in Ihrem Unternehmen unterschrieben ist.

Obwohl Sie die Arbeit auslagern, müssen Sie selbst auf die Richtigkeit der Daten achten. Stellen Sie Ihrem Zollagenten immer vollständige Informationen rechtzeitig zur Verfügung: von korrekten HS-Codes bis zum Rechnungswert und Ursprung.

Erstellen einer Handelsrechnung für den VK-Transport

Ein entscheidendes Dokument für den Palettentransport in oder aus dem VK ist die Handelsrechnung. Dieses Dokument wird vom Zoll zur Identifizierung der Sendung und zur Berechnung von Zöllen und Mehrwertsteuer verwendet. Daher ist es äußerst wichtig, dass Ihre Rechnung vollständig und korrekt ist.

• Eindeutige Rechnungsnummer und Datum
• Vollständiger Name und Adresse von Verkäufer und Käufer, plus EORI-Nummern
• Klare Beschreibung der Waren (generische Begriffe vermeiden)
• HS-Code pro Produkt (mindestens die ersten 6-8 Ziffern)
• Menge, Gewicht und Verpackungsdetails
• Wert und Währung mit Kostenaufschlüsselung
• Vereinbarter Incoterm und Lieferort
• Ursprungsland der Waren
• Ursprungserklärung (Statement on Origin) für Präferenzzölle
• Unterschrift und Richtigkeitsbestätigung

Fazit

Seit dem Brexit erfordert der Palettentransport zwischen den Niederlanden (EU) und dem Vereinigten Königreich mehr Papierkram und Aufmerksamkeit, aber mit dem richtigen Wissen ist er gut zu bewältigen. Planung und Vorbereitung sind alles: von der Wahl des richtigen Incoterms und der Beschaffung von EORI-Nummern bis zum Ausfüllen von Zolldokumenten und der Einhaltung von Verpackungsvorschriften.

Berücksichtigen Sie die Hinweise (ISPM-15 für Paletten, Ursprungsnachweise für Zollbefreiung, ENS-Einreichung usw.) und nutzen Sie bei Bedarf die Expertise von Logistikdienstleistern. Mit einem zuverlässigen Partner wie Cargors können Sie als KMU Paletten problemlos in das VK senden oder von dort empfangen.